كيفية كتابة تقرير بطريقة احترافية

كيفية كتابة تقرير بشكل احترافي هي خطوات مدروسة يجب اتباعها لضمان دقة التقرير وقوته. قد يعتبر البعض الأمر معقدا، لكن التدريب لا يجعل أي شيء صعبا. مع القليل من الممارسة في كتابة التقرير ستصبح محترفاً فيه، وفي موقع في الموجز نعلم الطريقة: الطريقة الصحيحة لكتابة التقرير بكل تفاصيله.

كيفية كتابة تقرير بشكل احترافي

قد تعتقد أنك انتهيت من كتابة موضوعات المقالة بمجرد الانتهاء من الدراسة. في الواقع، لن تقوم بكتابة موضوعات المقالات مرة أخرى، ولكن قد تحتاج إلى شكل أكثر تعمقًا من الكتابة مثل كتابة المقالات والتقارير وما إلى ذلك.

لنبدأ بالقول إن التقرير هو وثيقة تحتوي على معلومات مباشرة ومختصرة وغالباً ما تهدف إلى تحليل موقف معين، بالإضافة إلى تقديم بعض التوصيات التي تساعد في اتخاذ القرارات.

يحتوي التقرير على عدة أقسام وصفحات مرقمة توجه القارئ إلى معلومات محددة بشكل منظم. وفيما يلي سنتعرف على كل ما سيساعدك على كتابة التقرير بسهولة ووضوح.

خطوات كتابة التقرير

ومن الجدير بالذكر أن كتابة التقارير تتطلب أن يتمتع المرء بمهارات تواصل جيدة جدًا، كما أن زيادة عدد التقارير التي تكتبها سيجعلك أكثر احترافية وقوة. فيما يلي بعض الخطوات التي يجب اتخاذها لكتابة تقرير احترافي:

1- تحديد الفئة التي يقدم عنها التقرير

تحتاج أولاً إلى تحديد الجمهور المستهدف الذي سيقرأ تقريرك. يعد هذا مفيدًا جدًا في تحديد كيفية تنسيق الكتابة، بالإضافة إلى نغمة أسلوبك الذي ستستخدمه عند كتابتها.

2- قم بتوفير المعلومات التي تريد كتابتها

بمجرد تحديد الجمهور المستهدف لهذا التقرير، من الضروري تحديد المعلومات التي يجب أن يحتوي عليها التقرير، أو ما هو الغرض من تقريرك.

يجب عليك اختيار المعلومات التي يمكن توصيلها بسهولة إلى القراء، بالإضافة إلى المعلومات التي تشكل جوهر ما تريد قوله. على سبيل المثال، إذا كنت تريد كتابة تقرير عن خدمة العملاء، فيجب أن يتضمن التقرير معلومات حول أهداف خدمة العملاء والتحديات التي يواجهها فريق ممثلي خدمة العملاء.

3- هيكلة التقرير

ومن الضروري أن يتم تنظيم التقرير بطريقة تجعل من السهل قراءته. يمكنك استخدام هذه المكونات لتحديد بنية التقرير:

  • صفحة عنوان الكتاب.
  • ثم الملخص الذي يتضمن وصفا لمحتويات التقرير.
  • إذا كان التقرير يحتوي على صفحات متعددة، فيجب عليك إنشاء جدول محتويات.
  • ثم تعرض المقدمة غرضها.
  • ثم هناك فقرة نصية تحتوي على كافة المعلومات الموضحة في التقرير.
  • وأخيرا، يتم كتابة التوصيات أو الاستنتاجات اعتمادا على الغرض من التقرير.

4- استخدم لغة قصيرة

إحدى أهم خطوات كتابة التقرير بشكل احترافي هي التأكد من أن اللغة التي تستخدمها في الكتابة واضحة وموجزة. ينبغي التعبير عن النقاط بإيجاز قدر الإمكان، والاعتماد على البساطة في الكتابة، مع ضمان احترافيتها.

5- التدقيق والتحرير

الخطوة الأخيرة هي التحقق من الكلام والنحو للعثور على أي أخطاء إملائية أو نحوية قبل إرسالها.

يجب عليك بعد ذلك ترك التقرير لمدة ساعة ثم مراجعته مرة أخيرة. ستساعدك هذه الخطوة على اكتشاف أكبر عدد ممكن من الأخطاء التي ربما فاتتك في المرة السابقة.

مكونات التقرير

في إطار تعلم كتابة التقرير بطريقة احترافية، وبعد معرفة الخطوات الواجب اتباعها في كتابة التقرير، عليك معرفة المكونات التي يحتوي عليها وكيف يجب أن يكون كل مكون، من خلال الذهاب إلى الفقرات التالية :

1- مقدمة التقرير

ويعتبر الجزء المتعلق بالمقدمة من أهم ما يقدم للقارئ في التقرير. وتكمن أهمية المقدمة في أنها توجه الشخص الذي يقرأها إلى هدف التقرير. لكتابة مقدمة احترافية عليك اتباع ما يلي:

  • اعرف ملخصك: من الضروري أن يحتوي التقرير على ملخص واضح لما تريد تقديمه، وتأكد من توضيح ما تريد أن يفعله القارئ بعد قراءة هذه الوثيقة، سواء كان اتخاذ قرار محدد أو الموافقة إليها. توصية.
  • عند الكتابة، ضع الملخص في الاعتبار: فكر دائمًا في ملخص التقرير ولا تغفل عما تريد كتابته ولمن.

2- خاتمة التقرير

الخاتمة هي الجزء الأخير والأهم من التقرير بأكمله، ولا يمكنك الانتهاء منه دون كتابة هذه الخاتمة، لأنها تحتوي على ما يريد القارئ القيام به، وهذا ما يسمى Call To Action.

قد يتضمن هذا الاستنتاج استنتاجًا أو إجراءً أو توصية محددة بعد حصول القارئ على كافة المعلومات التي تريد تزويده بها.

3- عناصر التقرير

لتتعلم كيفية كتابة تقرير بطريقة احترافية عليك أن تبدأ بنظرة تفصيلية، وفي كل عنصر من عناصر هذه النظرة عليك أن تكتب جملة تصف ما ستشرحه فيها، وفيما يلي سنتعرف على كل منها جزء من التقرير:

  • العنوان: يجب أن يكون عنوان التقرير واضحًا ويشير بوضوح إلى ما تريد قوله. يجب أن تضع في اعتبارك أنك لا تكتب رواية، ويمكنك إضافة عنوان فرعي إذا لزم الأمر. كما يجب عليك التأكد من أن حجم خط العنوان أكبر من حجم الخط الذي تكتب فيه التقرير نفسه.

أما التصميم فيجب أن يكون على صفحة خاصة جذابة، ويجب أن يكون هناك تسلسل يصف مظهر العنوان.

  • جدول المحتويات: من الضروري ترك صفحة فارغة حتى تنتهي من كتابة التقرير لتتمكن من شرح محتوياته إذا كنت لا تعرف أرقام الصفحات.
  • الملخص: يفضل إنشاء ملخص أو ملخص تكتبه بعد الانتهاء من كتابة التقرير. قد ترغب في عمل هذا الملخص في البداية لتسهيل مواصلة الكتابة، وسيكون بمثابة مرجع يساعدك على معرفة ما أنجزته في العمل.

يمكن اعتبار الملخص بمثابة إعلان للتقرير بأكمله ويجب أن يتضمن الغرض من الكتابة وجزء من القرار.

  • المقدمة: في هذا الجزء تكتب الغرض الذي من أجله تكتب التقرير، ويجب أن تستمر المقدمة من فقرة واحدة إلى صفحة كاملة.
  • المحتوى: يقوم هذا القسم بكتابة كافة المعلومات التي تريد إيصالها للقارئ، مع استخدام النقاط بشكل منتظم ليسهل على الجمهور قراءتها.
  • التوصيات: هنا تحتاج إلى صياغة بعض التوصيات كمجموعة من الإجراءات أو الأهداف القابلة للتنفيذ. هذا القسم ضروري جدًا إذا كان التقرير خاصًا بالشركات والأعمال بشكل عام، ولكنه غير فعال للطلاب.
  • المرفقات: أخيراً يجب أن تذكر المراجع التي استخدمتها في كتابة تقريرك، كما أنها تتضمن روابط ذات صلة بالموضوع.

أنواع التقارير

إذا كنت تريد معرفة كيفية كتابة تقرير بطريقة احترافية، فمن الضروري أن تعرف أن هناك أكثر من نوع من التقارير، وفيما يلي سنتعرف على كل نوع منهم:

  • التقارير السنوية: هي التقارير التي تشرح أداء الشركة كل عام.
  • التقارير الأسبوعية: تعتمد على تقديم عدة مقترحات أسبوعياً، والتي غالباً ما تكون عبارة عن صفحة واحدة.
  • تقارير المشروع: يضمن ذلك قيام الفريق بفحص حالة المشاريع التي يقومون بها بشكل كامل، بالإضافة إلى الجدول الزمني الذي يتقدم فيه المشروع.
  • تقارير المبيعات: بهذا النوع يكون فريق المبيعات على علم دائم بهوامش الربح وزيادتها، ويساعد على اتخاذ القرار بتغيير خطة العمل أو إبقائها كما هي.
  • تقرير البحث: يحتوي على النتائج العلمية التي توصل إليها الباحث ببحثه.
  • التقرير الأكاديمي: هو ذلك التقرير الذي يتم إعداده غالبًا فيما يتعلق بالدراسات العليا.

كتابة التقرير من الأمور التي لا يمكن القيام بها دون مراعاة القواعد وطريقة تنظيمه، حيث أن التقرير له عدد من الأسس التي يجب الاعتماد عليها للحصول على تقرير مختصر ومهني يحتوي على معلومات مهمة ومفيدة .

مقالات ذات صلة

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *

زر الذهاب إلى الأعلى